Better Better Days

テーマは「昨日の自分に教えたいこと」。ベタベタデイズ【BBD】がお送りします。

たくさんの仕事を効率的に進めるコツは、作業を毎日のルーチン化することだ!

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たくさんの仕事を進めてたくさん稼ぎたいけど、一度に大量の仕事をこなすのは大変なものです。どころか、ストレスが大きすぎて体調を崩すことにもなりかねません。

しかし、どんなに大量の仕事であっても、歯磨きをするように毎日少しずつ取り組めば着実に積み重なるものです。今回は日々のルーチン化する重要性についてのお話。

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1.仕事をまとめてやろうとすると疲れる

私はついついやるべきことを先延ばししてしまいがちな人間なので、もらった仕事を〆切ギリギリまで取りかかれなかったりすることもよくありました。なんとか〆切には間に合わせるものの、その直前には精神的に疲労困憊になってしまったものです。

それはそれで当然で、普通1週間くらいかかると予想して〆切を設定していたのに、それを1日2日で終わらせようとしたんですから疲れるのはあたりまえです。そんな仕事に進め方はこりごりだと思いつつも、やっぱり先延ばししてしまう自分がいたんですよね。

このようなやり方を続けていれば、そのうちガタがきて体調を崩すことにもつながりかねません。そこで私は仕事のやり方を全面的に見直して、まとめて1日にやろうとするのではなく、毎日コツコツ進めるように切り替えたのであります。

2.毎日1単位ずつ進めるコツコツ型が賢明

具体的には、「午前中にはAの仕事の1/7をやる」「午後3時までにBの仕事の1/3をやる」といったように、毎日少しずつ進めるやり方を採用することにしました。

幸いにも私はフリーランスとして仕事を選べる立場ですんで、自分で作業量を決められる場合には1日ごとに〆切を設定し、もしクライアント側で〆切が決まっているのであれば、残りの日数から逆算して作業量を分割。

いわば夏休みの宿題を30日間でコツコツやって終わらせようって取り組みですね。

私は子どもの頃から夏休みの宿題をコツコツ進められた試しがなくって、毎年8月31日にまとめてやってしまうタイプでした。でも人間の性格って変えられるもので、少しずつ仕事のやり方をシフトしていったら、毎日コツコツ進められる性格に変わっていくことができました。

3.毎日のルーチンにするためには

そうはいっても、多くの人にとっては「おれだってコツコツ型人間になりたいけど、やっぱり先延ばししちゃうよ」って感じるんじゃないかと思います。それを解消するためのコツとしては、取り組むハードルをできるだけ小さくすること、作業するタイミングを決めてしまうことの2つがポイントになります。

夏休みの宿題でも、一気に計算ドリルやら漢字の書き取りやらを終わらせようとすると、げんなりしてやる気が出ないものです。しかし、「計算ドリル1ページ目の1問だけ」「漢字の書き取りの1文字だけ」と非常に小さなハードルを設ければ、確実に終わらせることができるはず。

それを応用して、1日分の作業はできるだけ小さくすることを心がけました。もし作業量が小さすぎて〆切前日が多忙になってしまっても、まったく手を付けずに〆切前日を迎えるよりはマシになります。「こんな量やったって変わんないよ」なんてプライドを捨てることができるかがカギですね。

もう1つが、やるタイミングを決めてしまうことです。時間割のように「16時から始める」と決めてもいいですし、1日の中のイベントをもとに決めてもいいでしょう。「夕食後必ずこの作業をする」みたいな。

個人的におすすめなのは後者。「朝起きてすぐ」とか、「昼食後の午後イチで」とか、「寝る前に絶対に」って感じでやるタイミングを決めた方が成功しやすいように思います。私は朝起きてパソコンを開いたら、絶対にこの作業をやるって決めていました。

そのおかげで、いつも先延ばししてクライアントに迷惑をかけていた仕事がスムーズに終わるようになり、評価も上がって新たな仕事をもらえるようにもなりました。

日々のタスクや職場での仕事の進め方のヒントとして、活用してみてください。

まとめ

以上、たくさんの仕事を効率的に進めるために、作業を毎日のルーチン化しようって話でした。そうしたほうがいいのはわかっているけど、なかなかそれができないってのが本音でしょうが、工夫次第で少しずつ自分を変えることができるものです。

まずはごく小さなハードルになるよう作業量を分割するところからはじめてみましょう。