BBD

「昨日の自分に教えたいこと」がテーマのブログです

オンラインストレージはひとつだけ契約しよう!複数運用はNGだと思う理由3つ

f:id:rough-maker-an9:20180213174915j:plain

クラウド上にファイルを預けるオンラインストレージサービス。

現在ではDropbox、Googleドライブ、OneDriveなどさまざまなサービスが提供されていますよね。それぞれに「重要書類用」「メディア用」「バックアップ用」なんて役割を持たせ、複数のサービスを併用している方も多いはず。

しかしGoogleドライブ1本しか使っていない私は、複数運用なんてすべきではないと考えています。今回はその理由をつらつら述べていきます。

SPONSER LINK

たくさんあるオンラインストレージ

  • Dropbox
  • Googleドライブ
  • OneDrive
  • box

などなど…。

オンラインストレージサービスにはたくさんの種類がありますよね。ざっとGoogle検索するだけでも、「オンラインストレージを徹底比較!」とか、「おすすめストレージ10選!」みたいな比較ページが乱立しているのがわかります。

それぞれのオンラインストレージサービスでは、無料で使える容量が限定されています。Dropboxなら2GBですし、Googleドライブなら15GBなど。

しかし単体では到底足りないのか、Dropbox + Googleドライブ + OneDriveと、各サービスの無料容量を併用し、フル活用してファイルの整理をする、なんて場合もあるようです。実のところ、1年ほど前までは私もそうでした。

以前の記事でも書いた通り、Dropboxは重要書類用、Googleドライブは音楽ファイル用、OneDriveは動画ファイル用、と担当を決めて3つのストレージを使っていました。

実際にはiPhoneのバックアップにiCloudも使っていたので、4種類のサービスの恩恵にあずかっていたといえるでしょう。

でも、あるときふと気づいたんです。「なんでこんなに複雑な運用してるんだろう」と。

以来私は、オンラインストレージのシンプル運用に取り組み始め、現在はGoogleドライブ1本のみ使用するスタイルを採っています。

そんな私が考える、オンラインストレージの複数運用のデメリットが以下の3つ。

1.ムダなファイルが増える

オンラインストレージを使うと、確実にムダなファイルが増殖していきます

預けたまま一度も開くことのなかった書類を保存していたり、実は役に立たない不要ファイルなのに「とりあえず」アップロードしていたり。形の見えないクラウド上のストレージだからこそ、よく考えずにファイルを保存してしまうんですよね。

そんな傾向はひとつのサービスをじっくり使うよりも、複数のサービスを併用して使う場合の方が顕著なはずです。「たくさん容量があってたっぷり使える」という安心感があると、ついムダにファイルを保管してしまいますからね。

そもそも、クラウド上に預けるべきファイルって、そこまでの量があるんでしょうか?たとえばGoogleドライブなら無料で15GBまで使えますが、よくよく考えてみると大事に保管したいファイルなんて15GBもないと思うんです。

Googleフォトがあれば写真・動画は無制限に保存することができますし、GooglePlayMusicには音楽mp3ファイルも無制限でアップロード可能です。これらのサービスを使えば、容量を食いやすい写真・動画・音楽といったメディアは、わざわざオンラインストレージに預ける必要はないでしょう。

photos.google.com

play.google.com

書類関係については、ドキュメント系のファイルってもともと容量が小さいファイルがメインのはずです。契約書類とか説明書とかを保存するとしても、15GB以内に余裕で収まるでしょう。なんなら毎月60MBアップロードできるEvernoteのフリープランを活用してもいいですしね。

ほかにオンラインストレージに保管するとすれば、パソコンやスマホのバックアップでしょうか。しかしこれも、わざわざクラウド上に預けるよりも、ポータブルHDDなどオフラインの場所に保管した方が賢明だと思います。

バックアップが必要になったとき、ダウンロードに時間がかかるオンラインストレージよりも、USBケーブルで高速転送できる外付けHDDのほうが活躍してくれるでしょう。

以上のように考えると、オンラインストレージサービスをいくつも併用するのは、ムダにファイルを増やす素地をつくってしまうようなもの。「そもそもこのファイルはどうしても預けるべきものなの?」と考えるきっかけをつくってくれるのが、オンラインストレージのシンプル運用化です。

2.アカウントの管理がめんどう

また、アカウントとパスワードを管理する手間がかかるってのもデメリットとしてあげられるでしょう。

それぞれのオンラインストレージサービスで、同じメールアドレス・同じパスワードを使っていたとしたら、わざわざ高いセキュリティ対策を施してくれているサービス元のコストがムダになります。

かといって、サービスごとに3つも4つも別のパスワードを使っていたら、管理が煩雑になります。人間そんなにパスワードをいくつも覚えられませんしね。

もちろん、1Passwordのようなパスワード管理ソフトを導入するってのも手ですが、すると管理しなきゃいけないサービス・アプリがひとつ増え、さらに管理の手間がかかるってもんです。

対して、オンラインストレージとして使うサービスを1本に絞れば、アカウントやパスワード管理の手間を軽減できます。単純に計算すれば3分の1、4分の1にコストを削減できるわけですから、これまで管理に充てていた時間をもっと別のことに使えるようになるでしょう。

3.ファイルを探す手間がかかる

これは当たり前のことですが、ファイルの保管先を増やすことで、目的のファイルがどこにあるかわかりづらくなってしまうものです。

私は書類やファイルをすべてGoogleドライブに保管しています。なので、「あのファイルってどこだったかな」と思ったときには、ドライブのなかのフォルダを探すだけでいいし、もし見つかりにくければ検索するって手もあります。

しかし、3つも4つもオンラインストレージを契約していれば、3つの場所、4つの場所でファイルを探す手間がかかります。

「重要書類用」「メディア用」「バックアップ用」などとわかりやすく目的を分けていれば、手間は軽減するかもしれませんが、「重要な書類のスキャンデータの画像をメディア用ストレージに保管してた」なんてヒューマンエラーは必ず起きるものです。

なんの価値も生み出さないムダな時間の代表例が「モノを探す時間」です。これをゼロにするためにも、ファイルの管理ルールはシンプルにすべきではないでしょうか。

「Googleドライブ」に一本化がおすすめ

というわけで、ここまでなんども例にあげておすすめしてきましたが、私としてはGoogleドライブを唯一のオンラインストレージとして利用することを提案します。

なぜなら、

  • Googleフォト・GooglePlayMusicとの親和性が高い
  • 無料で15GBと、それなりの大容量を使える
  • かゆいところに手が届く有料プランがある

からであります。

Googleフォトは、画像・動画ファイルを無制限にアップロードできるサービスで、もちろん保存した画像・動画分はGoogleドライブの容量を消費しません。GooglePlayMusicも同様で、音楽ファイルを無制限に保管・視聴することができます。

競合大手のDropboxは2GB、OneDriveは5GBと無料ユーザーの場合1ケタの容量しか使えませんが、そのなかでGoogleドライブは15GBと2ケタ。メディア以外の書類系のみを保存するなら、じゅうぶんな大容量といえるでしょう。

さらに、Dropboxは1TB単位での有料プランしかありませんが、Googleドライブには100GB・250円/月の中容量プランがあります。「1TBも使わないけど、15GBだと心もとない」というライトユーザーにはぴったりのプランです。

ちなみに、OneDriveにも50GBの中容量プランがありますが、こちらは249円/月という料金です。Googleドライブと比較すると、2分の1の容量で同額、つまり2倍高価ということになりますんでおすすめできません。(参考:https://onedrive.live.com/about/ja-JP/plans/

ほかにもGoogleドキュメントやスプレッドシートとの親和性が高いですし、Androidスマホを使っているならさらに便利に使えることでしょう。指定したフォルダを自動的にバックアップし、万が一重要な書類を削除しても復活させることもできます。

こうしたおすすめポイントがたっぷりありますんで、ぜひGoogleドライブへの1本化を進めてみてください。

まとめ

  • オンラインストレージを複数契約すると、時間や手間がかかり、生産性が低下してしまう
  • Googleドライブ1本のみの、シンプル運用がおすすめ
  • 画像・動画はGoogleフォト、音楽はGooglePlayMusicに保管すべし!

モノの断捨離をしてなんちゃってミニマリストになってからというもの、目に見えないサービス・アプリでもシンプル化を進めるようになった私。

オンラインストレージはGoogleドライブのみですし、メモアプリはEvernoteのみ、ブラウザもChromeのみと、徹底してムダなサービス・アプリを削減しております。

結果、パソコンやスマホの容量は少ないモデルですむようになりましたし、探し物をする時間も大幅に短縮されました。ごちゃごちゃしていないデスクトップも気分がいいですし、壁紙の8割が見えるホーム画面も快適です。

この機会にあなたもぜひ、サービス・アプリのシンプル化を進めてみてはいかがでしょうか?

以上、『オンラインストレージはひとつだけ契約しよう!複数運用はNGだと思う理由3つ』という記事でした。